在發(fā)生一些比較重大的事件時，很多企業(yè)會召開媒體發(fā)布會向大眾公開信息。媒體發(fā)布會是企業(yè)直接以面對面的方式向媒體、各界人士傳遞信息，對企業(yè)提高曝光度和樹立正面形象有著非常重要的意義。

一、確定發(fā)布會主題

發(fā)布會之前，要先確定發(fā)布會主題。一般而言，企業(yè)舉辦媒體發(fā)布會的主題不外乎是以下幾種：新產(chǎn)品開發(fā)、新產(chǎn)品上市以及企業(yè)經(jīng)營政策等重大事件等。

二、媒體發(fā)布會舉辦的時間

媒體發(fā)布會舉辦的時間。媒體發(fā)布會是企業(yè)在發(fā)生事件或者舉行活動時告知大眾、提高曝光度、展現(xiàn)企業(yè)形象的重要途徑，與社會重大活動時間沖突，曝光效果不佳不說，還容易引起廣大消費(fèi)者反感，得不償失，所以，活動時間的設(shè)置也是有很多注意的點(diǎn)。

媒體發(fā)布會的具體時間以及流程安排。媒體發(fā)布會一般選在上午10時或下午14時為佳。一般的新聞發(fā)布會，主要流程為開幕、嘉賓介紹、媒體發(fā)言人發(fā)言、嘉賓發(fā)言、茶會休閑、閉幕，活動流程+領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言時間不應(yīng)超過3小時，再就是注意留半到一個小時時間給媒體采訪。確定好具體時間后，要提前兩周左右向媒體發(fā)出書面邀請或者讓小編幫您安排聯(lián)系，留給媒體充分的時間安排行程。

三、媒體發(fā)布會舉辦地點(diǎn)

(1)會場選址

新聞發(fā)布會的選址與所要發(fā)布的新聞性質(zhì)相融洽，同時，要考慮到交通方便、新聞發(fā)布的硬件等因素。通常企業(yè)的新聞發(fā)布會在企業(yè)大會議室、展會會場、賓館酒店會議室或新聞中心等地舉行。

(2)會場布置

選定發(fā)布會會址以后，還要注意會場的環(huán)境布置，氣溫、燈光、噪音等等問題要考慮周全，一定要布置好會場，使會場既體現(xiàn)企業(yè)精神，又使記者及其他來賓產(chǎn)生賓至如歸的感覺。會場應(yīng)設(shè)有來賓簽到處，簽到處最好設(shè)在入口或入場通道處。會場座次安排要分清主次，特別是有貴賓到會的情況下。在每個記者席上準(zhǔn)備有關(guān)資料，供媒體深入細(xì)致地了解所發(fā)消息的內(nèi)容。

同時媒體發(fā)布會的現(xiàn)場人員選擇也要恰當(dāng)，

1.工作人員選擇

確定會議的主持人和主要發(fā)言人，主持人的作用在于把握主題范圍，掌握會議進(jìn)程，控制會場氣氛，促成會議的順利進(jìn)行。此外在必要時還承擔(dān)著消除過分緊張的氣氛，化解對立情緒、打破僵局等特殊任務(wù);

主要發(fā)言人要透徹地掌握本企業(yè)的總體狀況及各項方針政策，面對新聞媒體的提問，需要頭腦冷靜，思維清晰，反應(yīng)靈敏，具有很強(qiáng)的語言表達(dá)能力，措辭精確，語言精練、流暢，發(fā)表的意見具有權(quán)威性，主要發(fā)言人一般由企業(yè)主要負(fù)責(zé)人或部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任。

2.服務(wù)人員選擇

現(xiàn)場服務(wù)人員要嚴(yán)格挑選，從外貌到自身的修養(yǎng)均要合格，并注意服務(wù)人員的性別比例，以便發(fā)揮“異性效益”。服務(wù)人員的主要工作有如下幾點(diǎn)：

(1)安排與會者簽到

(2)引導(dǎo)與會者入坐

(3)分發(fā)宣傳材料和禮品

(4)安排好餐飲工作

(5)安排一名攝影師專門拍攝會場情況，以備將來宣傳和紀(jì)念之用

關(guān)于媒體發(fā)布會的采訪環(huán)節(jié)，其實(shí)有三種形式，一種是政治會議模式，主要領(lǐng)導(dǎo)在發(fā)言臺講話，隨機(jī)抽選記者進(jìn)行采訪并回答;一種是單獨(dú)專訪，由媒體對選定的1-2個主要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行單對單的專訪;一種是集中采訪，準(zhǔn)備一面媒體墻，在墻上掛一面幕布，幕布上標(biāo)明與會的各個媒體及LOGO，在領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言環(huán)節(jié)結(jié)束后，記者在媒體墻前集中，以媒體墻為背景進(jìn)行群訪。

不得不提的一點(diǎn)是通稿與采訪稿準(zhǔn)備。發(fā)布會之前要準(zhǔn)備好新聞通稿和記者問答大綱，以明確發(fā)布會的目標(biāo)與輿論方向，也便于在會上與記者形成默契，避免不可控場面。